Mở "Đơn trong ca", tìm đơn
Ở góc trên màn bán, bấm "Đơn trong ca". Danh sách gồm các đơn của ca trên Hensa, cộng những đơn còn nằm trên máy chưa gửi; đơn chưa gửi có nhãn "Chưa gửi".
Gõ đầu số biên nhận (ví dụ "Q1-") hoặc đúng tổng tiền của đơn. Có mạng thì tìm được đơn của mọi quầy trong cùng điểm bán, trong 30 ngày gần nhất; mất mạng thì máy chỉ lọc trong các đơn đang có trên máy.
Hoàn tiền một phần hoặc cả đơn
Mở đơn, bấm "Hoàn tiền". Gõ "Số tiền hoàn" hoặc bấm "Hoàn toàn bộ"; máy không cho hoàn quá phần "Còn có thể hoàn". Chọn cách hoàn, chọn lý do (như "Làm sai món" hay "Khách đổi ý"), rồi bấm "Tiếp – quản lý duyệt" để quản lý nhập PIN.
Lý do là bắt buộc. Nhờ vậy cuối ngày chủ cửa hàng nhìn sổ là biết vì sao tiền ra khỏi két.
Ba cách hoàn, khác nhau ở cái két
"Tiền mặt tại quầy": lấy tiền trong két đưa khách ngay, két giảm đúng số đó. Máy nhắc "Đưa khách … tiền mặt."
"Đã chuyển khoản lại cho khách": chỉ chọn khi bạn đã chuyển trả khách xong bằng app ngân hàng, ngoài Hensa. Két không đổi.
"Chủ cửa hàng chuyển lại sau": két không đổi, Hensa báo chủ cửa hàng chuyển trả khách. Máy hiện "Đã ghi hoàn …", vì tiền chưa tới tay khách; trong chi tiết đơn, khoản này ghi "chưa chuyển". Trên Dashboard, chủ cửa hàng thấy việc "Chuyển lại tiền cho khách" trong Việc cần làm; chuyển xong từ app ngân hàng thì bấm "Đã chuyển" trong đơn.
Hủy cả đơn
Khách không lấy nữa thì bấm "Hủy đơn" trong chi tiết đơn. Phần trả bằng tiền mặt lấy từ két trả lại khách; phần đã chuyển khoản qua QR thành khoản chủ cửa hàng chuyển lại sau. Cũng cần lý do và PIN quản lý.
Lúc đang thu tiền mặt mà khách đã chuyển một phần rồi đổi ý không mua, màn thu tiền có sẵn nút "Hủy đơn, hoàn tiền" cho đúng trường hợp đó.
Cần mạng, và đừng bấm lại
Hoàn tiền và hủy đơn cần có mạng, vì quản lý duyệt bằng PIN qua Hensa. Mất mạng thì máy báo "Cần có mạng để hoàn tiền hoặc hủy đơn". Đơn còn "Chưa gửi" cũng phải đợi máy gửi lên rồi mới hoàn hay hủy được.
Đã duyệt mà mạng rớt hay app tắt giữa chừng thì cứ để đó: máy tự gửi lại và không hoàn trùng. Chi tiết đơn hiện "Đang gửi" kèm lời dặn "Đừng làm lại lần này." Lần duyệt chỉ có hiệu lực 60 giây; quá hạn thì máy hiện "Cần quản lý duyệt lại", quản lý bấm "Duyệt lại" là xong.